Ein Unternehmen aus der Tourismusbranche nutzt für die Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung seiner Mitarbeiter:innen das Microsoft Teams Tool „Schichten“. Die eingegebenen Werte werden in Time Reports auf wöchentlicher Basis als Excel-Datei exportiert und für die weitere Auswertung manuell aufbereitet. Pro Kalenderwoche archiviert das Unternehmen entsprechend jeweils ein .xlsx File. Die finale Auswertung der Zeiterfassungsdaten geschieht in einer separaten Excel-Datei, welche die aufbereiteten Time Reports zusammenfasst, angesammelte Mehr-/Minderstunden und genommene Urlaubstage summiert und die noch verbleibenden Mehr-/Minderstunden und Urlaubstage pro Mitarbeiter:in tabellarisch darstellt. Die manuelle Aufbereitung und Auswertung nimmt wöchentlich ca. 1,5 Stunden in Anspruch.
Im Vorfeld der Entwicklungsarbeiten prüfen wir die aktuellen Prozessabläufe auf Herz und Nieren und können so Arbeitsschritte identifizieren, bei denen Optimierungsbedarf besteht. Großes Optimierungspotenzial besteht im beschriebenen Fallbeispiel darin, dass aufgrund der identischen Struktur der Time Reports die manuelle Berechnung der angesammelten Mehr-/Minderstunden und genommenen Urlaubstage sowie ihre anschließende Übertragung in die Auswertungs-Datei automatisiert werden kann. Microsoft Excel bietet mit VBA eine integrierte Programmierumgebung, mit der es uns möglich ist, die einzelnen Time Reports über eine Master-Datei anzusteuern und die Ergebnisse in die finale Auswertung zu überführen.
Der Kunde erhält von uns eine auf seinen spezifischen Anwendungsfall maßgeschneiderte Excel-Lösung in Form eines Zeiterfassungstools. Die Übertragung der einzelnen Time Reports und anschließende Auswertung erfolgt intuitiv per Mausklick über einen Button, während mittels übersichtlichem Dashboard und intelligenter Analysemethodik ein neuer Blick auf die ausgewerteten Daten ermöglicht wird.
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